Barnehage og skole registrerer kontaktopplysninger om barn og foresatte. Opplysningene registreres i fagsystemene Visma Barnehage (barnehage og SFO) og WIS Skole (skole).

Barnehage:
Når et barn søker barnehageplass, registreres følgende opplysninger i fagsystemet Visma Barnehage:
- Barnets navn, adresse og fødselsnummer
- Foresattes navn, adresse, fødselsnummer, telefon og eventuelt e-postadresse dersom dette er oppgitt i barnehagesøknaden.
- Papirdokumentasjon for å få prioritet til barnehageplass eller redusert barnehagebetaling.

Skole:
Ved innskriving i skolen registreres følgende opplysninger i fagsystemet WIS Skole:
- Elevens navn, adresse, fødselsnummer
- Foresattes navn, adresse, telefon og e-postadresse dersom dette er oppgitt.

Ut fra opplysninger i WIS Skole genereres brukerkontoer og tilgang til læringsplattformen Fronter. Fravær registreres i Fronter og overføres til WIS Skole to ganger i året. Når elevene får karakterer i ungdomsskolen, føres disse også inn i WIS Skole. Karakterer og vitnemål skrives ut fra WIS Skole.

Ved overgang til videregående skole sendes karakterer, elevens navn, fødselsnummer, basisgruppe og kontaktlærer til VIGO (system for å behandle søknader til videregående skoler).

SFO/skolefritidsordning:
Ved søknad om SFO-plass registreres følgende opplysninger i Visma Barnehage:
- Elevens navn, adresse og fødselsnummer
- Foresattes navn, adresse, fødselsnummer og e-postadresse.

Elevmapper:
I tillegg til kontaktopplysninger er det i skolen opprettet elevmapper der evt. individuelle opplæringsplaner, sakkyndige vurderinger, hjelpetiltak av faglig og sosial karakter, rapporter om gitt spesialundervisning m.m. lagres. Elevmapper vil følge eleven ved skolebytte innen kommunen. Bare opplysninger som har betydning for elevens videre skolegang skal overføres. Opplysninger om oppførsel og disiplinære forhold ansees likevel ikke som nødvendig for elevens videre skolegang dersom ikke overføringen skyldes slike forhold. Slike opplysninger skal vanligvis ikke overføres til annen skole.

Ved flytting til en grunnskole i annen kommune eller til en privatskole, skal bare opplysningene som har betydning for elevens videre skolegang oversendes i kopi. Overføring av dokumenter med sensitive opplysninger krever samtykke av foresatte.  Elevmapper kan ikke overføres til videregående skole.

Målgruppe:
Foresatt til barnehagebarn og skolebarn, samt elever i grunnskolen.

Kriterier/vilkår:
Foresatte har innsynsrett i barnehagens og skolens registrerte opplysninger. Ønsker en innsyn, må en be om dette skriftlig.